چرا صد روز دقیقا نمی دانم ولی معمولا در میان بحث های مدیریت، صد روز اول عملکرد، می تواند نشانه ای از توانمندی، مهارت و عملگرایی محسوب گردد و یک محک جهت سنجش توانایی است.
در اکثر وسایت ها از ویژگی های عمومی که یک مدیر باید برای 100 روز اول کاریش داشته باشد، مطالب متنوعی نوشته شده است که شاید خیلی کلی و مبهم و پر از تناقص و تضاد باشد. زیرا این ویژگی ها به شدت تابع محیط، ساختار سازمانی، برند سازمانی، ویژگی های شخصیتی و نوع سبک مدیریت در سازمان می باشند.
مثلا در سازمانی های آپولویی(سازمان هایی که سلسه مراتبی می باشند)، اهمیت رعایت رفتار سازمانی و اتیکت رفتاری بسیار مهم می باشد.(+)
در صورتی که در سازمان های زئوسی(پدر خوانده) به شدت فضا به سمت لابی گری تمایل دارد. یعنی افراد در سازمان با توجه به درجه نزدیکی به مدیر عامل موقیعت خود را می سازند و این ربطی به دانش و تجربه آنها ندارد، ادامه دست و پای رئیس شرکت هستند.(+)
حال اینکه فردی که به جهت مدیریت یک سازمان انتخاب و منصوب می شود، باید بتواند تمام موارد بالا را به خوبی بشناسد و مهارت های لازم را جهت پیشبرد اهداف خود داشته باشد. با تو جه به اینکه داشتن شناخت از یک طرف و داشتن مهارت از طرفی دیگر می تواند دوبال برای پریدن محسوب گردد، دانستن مسیر راه نیز به اندازه این دو گزینه لازم می باشد.
چه بسا با داشتن این دو گزینه با توجه به فرصت محدود اگر ندانیم که به کدام سمت و سو می رویم، هم خودمان دچار استهلاک می شویم و هم منابع را می سوزانیم.(+)
لذا با توجه به تجربه اندکم در خصوص شرکت های توزیع و پخش فرصت را غنمیت شمردم که مسیر طی شده توسط دیگران که موفق به کسب نتایج درخشان شدند را با شما در میان بگذارم .
این نوشته برای کسانی که می خواهند در یک شرکت پخش و توزیع محصولات FMCG در پست مدیر فروش مشغول به فعالیت شوند می تواند مفید و آموزنده باشد و البته که نمی توان این مطلب را به عنوان یک نوشته علمی مد نظر قرار داد.
این مسیر همیشه سخت و طاقت فرسا بوده و تنها با نیروی عشق و علاقه می توان آن را هموار کرد .
برخی از توصیه های عمومی در صد روز اول مدیریت
1- ایجاد زمان لازم جهت تمرکز بر کارهای سخت.
2- تعیین اهداف به صورت مکتوب و با برنامه زمان بندی شده.
3- تعیین اولویت بندی برنامه ها بر اساس میزان اهمیت آنها در سود و زیان شرکت
4- تعیین تیم کاری در واحد های مختلف و انجام اولویت های مطرح شده برای هر واحد.
5- ممیزی کامل از سیستم به جهت تعیین نواقص در سیستم و عملیات لازم جهت رفع آن.
6- انرژی دادن به اعضای تیم با پیگیری پیشرفت روزانه و جلسات هفتگی و تشویق نفرات برتر.
7-شناخت بیشتر فرهنگ سازمانی و گروه های غیر رسمی کار و میزان لابی گری در میان روابط کار.
8- حضور منظم و مرتب در بازار و حوزه مشتریان و ذینعفان سازمان
9 – تاکید بر خود شناسی و افزایش سعه صدر در برخورد با مسائل و مشکلات.
10- خودداری از تصمیمات هیجانی و ناگهانی و همچنین واکنش تندخویانه نسبت به مسائل و افراد سازمان.
11- شناسایی تعارضات و تضادهای درون سازمانی و افراد بهانه گیر.
12- تمرین رفتار های قاطع در پیگیری خواسته ها
13- تحلیل و تفسیر اطلاعات در آمار های ارائه شده و پیداکردن نقاط بهبود و تمرکز بر روی نقاط قوت(+)
14- دادن اطلاعات در خصوص رشد و پیشرفت کاری در مقاطع کوتاه به ذینفعان شرکت.
اما در خصوص سرپرستان فروش و یا مدیران فروش که مسئولیت اجرایی دارند، قطعا با توجه به اینکه میزان فروش تابعی از موفقیت آنها محسوب میگردد، نیاز به برنامه و اقدامات تخصصی تری دارند.
قبل از شروع بحث و نکات مهم باید چند فرض را با هم مرور کنیم. احتمالا فردی که اولین تجربه مدیریتی خود را در سازمان فروش انجام می دهد، قبلا در یک سازمان مشابه دارای پست سرپرست فروش بوده است.
چه مهارتهای برای یک مدیر فروش لازم است؟
1-مهارت کار با اعداد وارقام.(+)
2- مهارت اصول و فنون مذاکره.(+)
3- مهارت برنامه ریزی و تعیین شاخص های عملکردی.(+)
4- مهارت حل تعارض بین گروهی و تیم های فروش.(+)
5- مهارت پرزنت درمیان جمع و هنر سخنرانی.(+)
6- مهارت ارتباط بین سازمانی قدرت لابی گری.(+)
7- مهارت کنترل استرس و اضطراب در زمان بحران.
8- مهارت تفویض مسئولیت و تقارن آن با اختیار.(+)
9- مهارت تجزیه و تحلیل اطلاعات و تفسیر و نتیجه گیری از داده ها.
10- مهارت کنترل خشم و استرس در زمان بروز بحران.(+)
حوزه های که نیاز به تصمیم گیری دارند و شناخت کافی از شاخص های این حوزه ها بسیار مهم می باشد.
1- حوزه مالی فروش.
2- حوزه انبار و مسائل مربوط به انبارداری.
3- حوزه عملیات فروش شامل سفارش گیری و ثبت سفارش وتولید فاکتور.
4- حوزه تامین مواد و محصولات از تامین کنندگان.
5-حوزه نیروی انسانی جذب و تعدیل نیرو.
6- حوزه فن آوری اطلاعات و تجزیه تحلیل آماری.
7- حوزه مربوط به لجستیک توزیع.
8- حوزه مربوط به سود و زیان در صنعت مربوطه.
9- حوزه مربوط به شاخص های کمی شامل سهم بازار، سهم ویترین، درصد پوشش، تعداد سطر فاکتور و ….
10- حوزه مربوط به مسائل حقوقی قانون کار، قانون تجارت، قانون صورت وضعیت دارایی و مالیات و …
گام های صد روز اول مدیریت فروش در سازمان پخش و توزیع
گام اول : شناخت و بررسی بازار از منظر بیرونی
در ابتدا با تحقیقات میدانی، جایگاه سازمان در بازار را از نظر میزان گستردگی توزیع، شدت حضور، جایگاه در بین رقبا و سطح قیمت ها از نظر مصرف کنندگان جستجو می کنیم.
گام دوم : شناخت و بررسی اوضاع شرکت از منظر داخلی
شناخت فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی، رضایتمندی کارکنان، شرایط رفاهی عمومی و ویژه مدیران، نسبت درجه خروج کارکنان از شرکت که با نگاه به رفتار ها و پرسش و پاسخ های روزانه می توان به یک دید کلی رسید و سطح انتظارات خود را با شرکتی که می خواهیم در آن مشغول به فعالیت شویم تنظیم نماییم تا از ناامیدی و غرزدن های بعدی جلوگیری نمایم .
گام سوم :بررسی سوابق کاری شرکت در گذشته و حال
این مرحله کمی سخت و شاید به نظر کمی پیچیده باشد. زیرا شرکت ها تمایلی به ارائه اسناد سازمانی خود به کسی که هنوز عملکرد آن محرز نشده ندارند و معمولا با بی تمایلی و یا شانه خالی کردن نسبت به موضوع از ارائه آن طفره می روند. این مرحله بسیار مهم می باشد، زیرا بدون شناخت وضعیت سازمان نمی توان مسیر درستی را ترسیم و شاخص های خوبی را تدوین کرد.
در این خصوص بررسی صورت های مالی و ترازنامه بسیار رهگشا است، زیرا تمام نواقص سازمان را در آن میتوان یافت. به شرطی که در این زمینه تبحر داشته باشید و یا از کارشناس مالی سازمان کمک بخواهید که صورت های مالی سازمان را برایتان توضیح دهند. اگر در سازمانی مشغول به فعالیت هستید که فاقد صورت های مالی است حتما موارد ذیل را چک نماید.
- صورت وضعیت بدهکاران شرکت
- تضامین و نوع تضامین مشتریان (بهترین تضمین، ضمانت نامه بانکی و بدترین آنها سفته و چک می باشد).
- میزان فروش و شناسایی عاملین اصلی و ترکیب فروش بین مشتریان
- میزان مطالبات مشکوک وصول
- میزان فروش از نظر ریالی، تعدادی و حجمی به مشتریان و دوره خرید آنها.
- ترکیب سبد فروش از نظر ریالی و تعدادی و تناژی و ترکیب محصولات در سبد عرضه
- گزارش وضعیت انبار گردانی ( سرک وکسری).
- وضعیت بودجه بندی و گزارشات مربوط به آن.
گام چهارم : شناسایی منابع
این منابع شامل، نبروی انسانی، منابع لجستیکی، منابع مالی، مواد اولیه و محصولات انبار است. بررسی کلیه مستندات در این مرحله میتواند در ارزیابی شما بسیار کمک کننده باشد.
گام پنجم: شناخت ذی نعفان سازمان و سایه های سازمان (گروههای های غیر رسمی)
قاعدتا هر چه شناخت از شخصیت سازمانی، فرهنگ و رفتار سازمانی بیشتر باشد، می تواند در شناخت بیشترگروه های غیر رسمی کمک کننده باشد. گروه های غیر رسمی در سازمان ها با لابی گری و مذاکرات پنهانی می تواند در تقویت و تضعیف عملکرد مدیر فروش بسیار اثر گذار باشند. البته توصیه میگردد تا مرحله شناخت کامل از افراد و روابط وارد بده و بستان سازمانی و شخصی با این گروه نشوید، استقلال خود را تا جایی که امکان دارد حفظ نمایید و سعی نماید با ایجاد روابط اولیه به صورت آرام وارد حوزه آن ها شوید.
لینک کوتاه شده مطلب : https://goo.gl/fHHLkz
مشاوره و آموزش تخصصی مهارتهای فروش در شرکتهای پخش و توزیع مواد غذایی
ایمیل : info@kehsavarzfazl.com
